Mengapa Traceability Bahan Baku Menjadi Semakin Penting dalam Industri Kosmetik?

Ketika masalah ditemukan pada produk kosmetik, industri harus mampu menelusuri kembali bahan yang digunakan, pemasoknya, nomor batch, hingga produk mana yang terdampak. Kemampuan inilah yang disebut traceability.

Sebuah produk kosmetik dapat tersusun dari puluhan bahan yang berasal dari pemasok berbeda. Setiap bahan tersebut juga memiliki nomor batch, tanggal penerimaan, spesifikasi, dokumen mutu, dan riwayat penggunaan yang berbeda.

Selama produksi berjalan normal, informasi tersebut mungkin terlihat seperti urusan dokumentasi. Nilainya baru benar-benar terasa ketika terjadi penyimpangan. Misalnya, satu bahan baku diketahui tidak memenuhi spesifikasi setelah sebagian material telanjur digunakan untuk produksi.

Perusahaan kemudian harus menjawab dengan cepat: bahan tersebut digunakan pada batch produk yang mana? Berapa jumlahnya? Apakah seluruh bahan sudah terpakai? Produk sudah didistribusikan ke mana?

Tanpa sistem traceability yang baik, menjawab pertanyaan sederhana tersebut dapat berubah menjadi investigasi yang panjang.

Baca Juga: Apa yang Terjadi Setelah Kosmetik Beredar? Mengenal Post-Market Surveillance

Dari Pemasok hingga Produk Jadi Harus Bisa Ditelusuri

Traceability pada dasarnya merupakan kemampuan mengikuti riwayat suatu material melalui dokumentasi yang saling terhubung. Dalam industri kosmetik, penelusuran dapat dimulai sejak bahan baku diterima hingga menjadi bagian dari produk jadi.

Ketika bahan datang ke fasilitas produksi, perusahaan perlu mencatat identitas bahan, pemasok, nomor batch pemasok, nomor penerimaan internal, jumlah, serta hasil pemeriksaan yang relevan. Dokumen seperti Certificate of Analysis [CoA] juga menjadi bagian dari informasi mutu yang terkait dengan material tersebut.

Ketika bahan kemudian digunakan, batch manufacturing record memungkinkan perusahaan mengetahui material mana yang masuk ke dalam suatu batch produksi. Hubungan ini membuat penelusuran dapat dilakukan dalam dua arah.

Jika ditemukan masalah pada bahan baku, perusahaan dapat melakukan penelusuran ke depan untuk mengetahui produk apa saja yang menggunakan material tersebut. Sebaliknya, jika masalah pertama kali ditemukan pada produk jadi, perusahaan dapat menelusuri ke belakang untuk melihat bahan baku dan proses yang terlibat.

Prinsip ini berkaitan erat dengan penerapan Cara Pembuatan Kosmetika yang Baik [CPKB]. Dokumentasi yang memadai diperlukan agar riwayat produksi dapat direkonstruksi dan penyimpangan dapat diinvestigasi berdasarkan data.

Traceability juga semakin penting ketika rantai pasok menjadi kompleks. Satu distributor dapat memperoleh bahan dari produsen lain, sementara perubahan lokasi produksi, sumber material, atau proses manufaktur dapat terjadi sepanjang perjalanan komersial suatu bahan. Karena itu, perusahaan tidak cukup hanya mengetahui nama dagangnya.

Identitas material harus terhubung dengan spesifikasi dan sumber yang telah disetujui.

Baca Juga: Mengapa Setiap Perubahan Formula Harus Dievaluasi Kembali Secara Regulasi?

Ketertelusuran Menentukan Seberapa Cepat Industri Dapat Bertindak

Nilai regulasi dari traceability terlihat sangat jelas ketika ditemukan masalah keamanan atau mutu.

Bayangkan pemasok memberi tahu bahwa satu batch bahan mengandung cemaran di luar batas yang ditetapkan. Jika perusahaan mempunyai sistem penelusuran yang baik, tim dapat segera mengidentifikasi apakah material tersebut pernah digunakan, produk apa yang terdampak, dan ke mana batch produk tersebut telah didistribusikan.

Informasi ini memungkinkan risk assessment dilakukan secara lebih terarah. Tindakan tidak perlu didasarkan pada dugaan atau mencakup produk yang sebenarnya tidak terkait.

Kemampuan tersebut menjadi semakin penting dalam post-market surveillance. Ketika keluhan konsumen menunjukkan pola tertentu pada satu batch, nomor produksi dapat menjadi pintu masuk untuk memeriksa catatan manufaktur, hasil QC, bahan baku, pemasok, hingga sampel pertinggal.

Jika hasil investigasi menunjukkan risiko yang memerlukan penarikan produk, traceability membantu perusahaan menentukan ruang lingkup recall dengan lebih akurat. Tanpa ketertelusuran, perusahaan dapat kesulitan mengetahui produk mana yang harus ditarik atau justru terpaksa mengambil tindakan jauh lebih luas.

Sistem ini juga berguna untuk mengelola perubahan pemasok. Bahan dengan nama INCI yang sama belum tentu mempunyai spesifikasi identik. Riwayat penggunaan yang terdokumentasi memungkinkan R&D, QA, dan QC mengevaluasi apakah perubahan sumber bahan berhubungan dengan perubahan mutu produk.

Teknologi digital kini membuat proses tersebut semakin berkembang. Sistem manajemen inventori, barcode, hingga integrasi data produksi dapat mempercepat penelusuran dibandingkan pencatatan yang tersebar dalam berbagai dokumen. Namun, teknologi hanyalah alat. Data yang dimasukkan tetap harus akurat dan disiplin dokumentasi harus terjaga.

Bagi industri kosmetik, traceability bukan sekadar kemampuan mengetahui dari mana bahan berasal. Sistem tersebut menghubungkan pemasok, gudang, laboratorium, produksi, produk jadi, hingga distribusi dalam satu jejak informasi yang dapat ditelusuri.

Ketika segala sesuatu berjalan baik, jejak itu mungkin jarang diperhatikan. Ketika masalah muncul, justru jejak tersebut yang memungkinkan industri mengetahui apa yang terjadi, produk mana yang terdampak, dan tindakan apa yang harus dilakukan dengan cepat serta dapat dipertanggungjawabkan. [][Tim Labcos/LC]

Penulisan artikel ini dibantu AI dan telah melewati proses kurasi Redaksi.